テキストを入力する（その２）

テキストの入力方法について説明を続けます。

以下の３種類のテキスト入力方法のうち、前回は１．を紹介しました。

1. 別のテキストエディタで入力し、ワードに貼り付ける
2. ワードの下書きモードで入力する
3. ワードのアウトラインモードで入力する

今回は、２. の説明を行います。

ワードの下書きモードで入力する

これは文書のボリュームが少ない場合（１～２ページ程度）にお奨めする方法です。量が多くなければ、たとえ不慣れであってもワードでテキスト入力を行った方が早いことが多々あります。この場合の注意点も１．と同様で、見た目のように体裁を整える作業は、テキスト入力時には一切行わないことです。ワードの基本的な表示モードとされている印刷レイアウトモードを使わずに、あえて下書きモードで入力するのも、見た目に関して出来るだけ気が散らないよう、テキスト入力に専念する為です。

また、このとき下書きモードの表示幅をフルに使ってテキスト入力を行えるように、【ツール】メニューの【オプション】で設定ダイアログを開き、【表示】タブにある《下書き表示とアウトライン表示のオプション》で【ウインドウ幅に合わせる】にチェックを入れておきましょう。

（つづく）

テキストを入力する（その１）

まず最初にテキストの入力方法について説明します。

既に、文書の作り方の基本方針で説明しましたが、このサイトで紹介していく文書の作成方法では、

1. まず文書の内容だけを、ひと通り入力してしまう
2. その後で文書の見た目を整える

という基本方針で進めます。

ですので、最初に行うことは、文書の内容だけをテキストとして入力することです。

ここでは、以下の３種類のテキスト入力方法を紹介します。

1. 別のテキストエディタで入力し、ワードに貼り付ける
2. ワードの下書きモードで入力する
3. ワードのアウトラインモードで入力する

別のテキストエディタで入力し、ワードに貼り付ける

ワード以外のテキストエディタを用いて入力したテキストを、コピー＆ペーストでワードに貼り付けます。ワードを使いこなす、と言っておきながら、いきなりワードを使っていませんが、ワードでは文書の見た目の整形だけを行う、というやり方です。

技術者、特にソフトウエア系の技術者であれば、普段から使っていて手に馴染んだテキストエディタのひとつくらいは、お持ちの筈。単なるテキスト入力とはいえ、慣れないワードでの文字入力でイライラするくらいであれば、ワードを文書整形専用と割り切るのも、決して悪い選択ではありません。

文書のボリュームが多くて、テキストエディタで入力する方が遥かに速い場合に、お奨めする方法です。注意するべきポイントとしては、見た目のように体裁を整える作業は、テキスト入力時には一切行わないことです。それらは、後からワードの上で行いますので、今やっても二度手間になります。

また、他の素材、例えばＰＤＦファイルやＷｅｂページからのコピー＆ペーストが多い場合にも、一旦テキストエディタを経由してワードに貼り付ける方が楽です。これは、直接ワードに貼り付けた場合、文字サイズや色などの修飾情報も一緒に貼り付けられる為です。一見、便利なように思えますが、実際には作成したい文書の体裁にあった形式に修正する必要が出てきます。その際に、良く判らない修飾がなされた部分の修正で悩むよりも、全く修飾が無い箇所に自分の指定した内容で文字サイズや色などを指定するほうが、手間もストレスもかかりません。

追記：
ワードに貼り付ける際に【編集】メニューの【形式を選択して貼り付け】を行うと、修飾情報を持たない単なるテキストとして貼り付けることが出来ます。コピー＆ペーストが少ない場合、こちらの方法が手軽です。

（その２へつづく）

対象とするワードのバージョン

　このサイトで紹介していく文書作成方法は、ワード２００３による操作によって説明していきます。

　これは現在私が最も長時間使っているワードのバージョンが、ワード２００３なためです。手元にはワード２０００もあり、今でも使用し続けているるので、そちらでの操作についても可能であれば説明しますが、全てについて両方の説明を掲載するだけの元気は、私にはありません。

　なお、最新バージョンであるワード２００７については、当面、私自身が使う見込みが無いので、説明は行いません。とはいえ、ワードですので、バージョンが上がっても機能が増えこそすれ、減ることは無い筈です。ですからワード２００７を使用される場合は、適宜、操作方法を読み替える事で対応をしてください。

　本来なら、文書作成における考え方の説明に紙面を割くことで、個々の操作方法にあまり依存しないような内容を目指したいところです。しかし、なにせ相手はワードですので、操作方法ひとつが生死を分けることも多々あるかと思っています。その辺りは、御容赦下さい。

文書の作り方の基本方針

　このサイトで紹介していく文書の作成方法は、次のような基本方針に沿っています。

1. まず文書の内容だけを、ひと通り入力してしまう
2. その後で文書の見た目を整える

　従来のワード解説書では、まず最初に用紙の設定を行うようになっているケースが多いかと思います。しかし、ここでは用紙の設定も含めて、文字の大きさや行間の指定、フォントの種別、太字や下線、網掛けといった装飾、中央揃えやインデントのようなレイアウトまで、全てを後回しにします。

　その代り、まず最初に行うのは、文書の意味内容的な構造を意識して、文だけを入力していきます。このサイトで扱うのは、仕事で使うような書類ですので、例え１ページだけの文書であっても、何らかの構造を持っている筈です。もし文書の内容に構造が無い、または、構造が明確になっていないのであれば、それは仕事で使う書類として、そもそも問題があると思ったほうが良いでしょう。

　このように、文書の構造と見た目を別々に扱うことが、このサイトで紹介していく文書の作成方法の基本です。たかだか１枚だけの書類を作るのに、そんな面倒なことをする必要性は感じないかもしれません。しかし、日々作成する書類は、その１枚だけではない筈です。殆ど同じような体裁の書類を作成する機会は、思っている以上に頻繁に訪れるものです。その際に、同じような手間を繰り返さなくても済むようにするのが、この作成方法の目的です。

　勿論、文書の内容自体は新規に入力する必要があるでしょう。でも、文書の見た目、例えば表題や日付、作成者や宛先などを記す箇所の体裁については、文書が変わっても同じものが流用できるケースが殆どです。一度、そうした見た目に関する設定を用意しておけば、あとは似たような文書で使い回すことが出来ます。

　この方法は、Ｗｅｂサイトの作成の際に、サイトの意味的な構造を（Ｘ）ＨＴＭＬで記述し、サイトの見た目をＣＳＳで設定するやり方と同じです。Ｗｅｂサイトの場合も、複数の（Ｘ）ＨＴＭＬファイルに対して、ひとつのＣＳＳファイルを適用することで、容易に見た目を揃えたり、体裁を修正する手間が大幅に削減できます。

　それと同じ事を、ワードによる文書作成で行おう、というのが、このサイトで紹介する方法の趣旨となります。