文書の作り方の基本方針

　このサイトで紹介していく文書の作成方法は、次のような基本方針に沿っています。

1. まず文書の内容だけを、ひと通り入力してしまう
2. その後で文書の見た目を整える

　従来のワード解説書では、まず最初に用紙の設定を行うようになっているケースが多いかと思います。しかし、ここでは用紙の設定も含めて、文字の大きさや行間の指定、フォントの種別、太字や下線、網掛けといった装飾、中央揃えやインデントのようなレイアウトまで、全てを後回しにします。

　その代り、まず最初に行うのは、文書の意味内容的な構造を意識して、文だけを入力していきます。このサイトで扱うのは、仕事で使うような書類ですので、例え１ページだけの文書であっても、何らかの構造を持っている筈です。もし文書の内容に構造が無い、または、構造が明確になっていないのであれば、それは仕事で使う書類として、そもそも問題があると思ったほうが良いでしょう。

　このように、文書の構造と見た目を別々に扱うことが、このサイトで紹介していく文書の作成方法の基本です。たかだか１枚だけの書類を作るのに、そんな面倒なことをする必要性は感じないかもしれません。しかし、日々作成する書類は、その１枚だけではない筈です。殆ど同じような体裁の書類を作成する機会は、思っている以上に頻繁に訪れるものです。その際に、同じような手間を繰り返さなくても済むようにするのが、この作成方法の目的です。

　勿論、文書の内容自体は新規に入力する必要があるでしょう。でも、文書の見た目、例えば表題や日付、作成者や宛先などを記す箇所の体裁については、文書が変わっても同じものが流用できるケースが殆どです。一度、そうした見た目に関する設定を用意しておけば、あとは似たような文書で使い回すことが出来ます。

　この方法は、Ｗｅｂサイトの作成の際に、サイトの意味的な構造を（Ｘ）ＨＴＭＬで記述し、サイトの見た目をＣＳＳで設定するやり方と同じです。Ｗｅｂサイトの場合も、複数の（Ｘ）ＨＴＭＬファイルに対して、ひとつのＣＳＳファイルを適用することで、容易に見た目を揃えたり、体裁を修正する手間が大幅に削減できます。

　それと同じ事を、ワードによる文書作成で行おう、というのが、このサイトで紹介する方法の趣旨となります。